傳統(tǒng)檔案管理業(yè)務(wù)流程，在當(dāng)前信息化條件下存在一 些現(xiàn)實(shí)問題，需要根據(jù)信息化條件與工作實(shí)踐，對(duì)管理流程 進(jìn)行重新梳理與模式再造。例如，有些檔案系統(tǒng)從辦公自動(dòng)化系統(tǒng)接轉(zhuǎn)而來的文件只能人工逐條處理，不能與歸檔檔案數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)信息及數(shù)據(jù)的互聯(lián)、共享，重復(fù)建設(shè)和數(shù)據(jù)“打 架”現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生;
勘測(cè)設(shè)計(jì)的成果(圖紙、技術(shù)報(bào)告)還不能實(shí)現(xiàn)自動(dòng)歸檔，需手動(dòng)歸檔或掃描歸檔;現(xiàn)行系統(tǒng)在檔案在檔案密集架上保存、鑒定與利用方面主要依賴檔案管理人員手動(dòng)操作完成。“集中”、“反復(fù)”成為傳統(tǒng)檔案管理遇到的最主要的困境。
檔案管理需要大多數(shù)部門的參與，檔案管理單位需要通過健全的特色管理體系，明確每個(gè)人在項(xiàng)目智能檔案密集架管理中的責(zé)任、工作內(nèi)容及目標(biāo)，劃定檔案管理與利用各個(gè)環(huán)節(jié)的細(xì)節(jié)化管理與精細(xì)化流程，變靜態(tài)管理為動(dòng)態(tài)管理，逐步推進(jìn)精益檔案管理的建設(shè)步伐。
同時(shí)，檔案作為知識(shí)資源的主要載體，承載著企業(yè)豐富的智力資源，蘊(yùn)藏著寶貴的知識(shí)源泉。企業(yè)的多項(xiàng)業(yè)務(wù)，都與檔案業(yè)務(wù)有流程和數(shù)據(jù)層面的關(guān)聯(lián)。 因此通過數(shù)字檔案室智能密集架建設(shè)，將“精細(xì)管理”思想貫穿全程， 改進(jìn)檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)與相關(guān)信息系統(tǒng)集成，才能更好地服務(wù)于勘測(cè)設(shè)計(jì)企業(yè)主營(yíng)業(yè)務(wù)，發(fā)揮知識(shí)的價(jià)值、智慧寶庫的功能。
